Blog

Office 365 en SharePoint succesvol in gebruik

en waar is die G schrijf?

De businesscase om over te stappen naar Office 365 is snel gemaakt; geen eigen Exchange servers meer, geen lastige upgrades of back-ups, al uw data veilig in de cloud én de kosten voor ICT beheer dalen. Het aanmelden van nieuwe gebruikers is eenvoudig en kan per maand worden aangepast. Dat scheelt aanzienlijk in de kosten. Daarnaast krijgt u er binnen deze licentie een hele berg ‘gratis’ nieuwe functionaliteit bij. Meer voor minder, wie wil dat nu niet?

En wat heeft u daar precies aan? Natuurlijk biedt Office 365 fantastische nieuwe mogelijkheden om online samen te werken en allerlei handige nieuwe functies waarvan u niet eens wist dat u ze bestonden. De keerzijde is echter dat de gemiddelde medewerker door de bomen het bos niet meer ziet.

Image

Diep in de haarvaten van het Office 365 platform zit SharePoint. Weg is die vertrouwde ‘G schijf’ met persoonlijke mappen en waarin u gewend was bestanden met uw collega’s te delen. In plaats daarvan krijgt u one-drive voor uw persoonlijke bestanden, SharePoint voor groepsdata en gaat u samenwerken in ‘groepen’ en teams. Lijkt eenvoudig? Dat is het helaas niet; Deze nieuwe manier van werken vraagt de nodige aanpassing in afspraken en werkwijzen. Nog los van het feit dat veel applicaties nog in ontwikkeling zijn.

 

Goed begeleiden en trainen

Het goed begeleiden van deze verandering is de sleutel tot succes. In de praktijk wordt helaas vaak gekozen voor technische oplossingen om de ‘oude’ manier van werken in stand te houden. Veel leveranciers proberen de oude G: schrijf toch op één of andere manier in stand te houden. Dat is vechten tegen de bierkaai.

Ons advies: niet doen! Met een goede training en begeleiding kunt u de stap naar deze nieuwe manier van werken prima organiseren. Daarbij zijn er praktische hulpmiddelen beschikbaar die het gebruik en de acceptatie sterk vereenvoudigen, zonder terug te grijpen op de oude fileshare gedachte.

De grootste uitdaging bij de implementatie van Office 365 zit dus niet in techniek, maar in de business. Zorgvuldige training en begeleiding is noodzakelijk om deze digitale transformatie succesvol uit te kunnen voeren. Als u dat goed organiseert, kan iedereen de vruchten plukken van Office 365 en SharePoint.

 

Meer informatie of contact? 
Heeft u vragen of wilt u advies dat is toegesneden op uw specifieke situatie? Vraag het een bond specialist. 
Bel Martijn Verbeek via +31(0)10-7371750 of mail martijnverbeek@bondforwebsolutions.nl

Meer links