Blog

SharePoint optimaal inzetten in vijf bijeenkomsten

Sinds Microsoft SharePoint heeft geïntegreerd in Office 365, is het een meer intelligent en toegankelijker platform geworden. En niet te vergeten: betaalbaarder.

Bond for web solutions gebruikt de kracht van SharePoint als technologisch platform voor de ontwikkeling van apps en portalen. Organisaties maken zo gebruik van een veilige totaaloplossingen voor het digitalisering van werkprocessen, documentmanagement, contentmanagement en data-uitwisseling. En dat tegen zeer aantrekkelijke kosten.

Wat is de kracht van SharePoint?

SharePoint Online is uitgegroeid tot een van de krachtigste platforms voor documentmanagement, procesmanagement en voor online samenwerken. SharePoint online is een ongekend veelzijdig en flexibel platform dat jouw bedrijfsvoering en dienstverlening een enorme boost geeft. Daarover later meer. Eerst gaan we dieper in op de kracht van SharePoint zelf.

Meer weten over SharePoint online?De kracht van SharePoint zit hem in de toegankelijkheid, flexibiliteit, gebruiksvriendelijkheid en betaalbaarheid. Bovendien is de basis van SharePoint erg volwassen doordat Microsoft er veel ontwikkeltijd in heeft gestopt. En Microsoft gaat daar dagelijks mee verder. Door de integratie met Office-applicaties en de koppelbaarheid met andere systemen zoals ERP- en CRM-systemen kunnen alle mogelijke documenten centraal ontsloten worden en zijn ze snel te vinden.

Stel: u maakt op dit moment gebruik van Office 365 en u vraagt zich af hoe ‘kan ik Office 365 en SharePoint nu zo goed mogelijk inzetten voor mijn organisatie?’ De stap-voor-stap werkwijze van bond for web solutions biedt uitkomst.

Veel organisaties zijn de laatste tijd overgestapt of Office 365 van Microsoft en werken daar ogenschijnlijk uitstekend mee. En is dat ook zo? Heeft u zichzelf ook wel eens afgevraagd welke functies zijn er nu allemaal precies en wat kan ik het beste inzetten voor mijn organisatie?

Nog specifieker:

  1. hoe kan ik SharePoint inzetten ter ondersteuning van mijn bedrijfsprocessen,
  2. wat moet ik doen om een goede documentenstructuur op te zetten en
  3. hoe kan ik mijn team trainen zodat de meest voorkomende werkzaamheden in eigen beheer kunnen worden uitgevoerd;

Om deze doelstellingen te realiseren stellen we voor in een vijftal stappen het beoogde resultaat te behalen. Elke stap of sprint bestaat uit een bijeenkomst bij u op kantoor en een aantal acties die het team van bond for web solutions later in die week voor u gaat uitvoeren.

De stappen hebben we voor u kort beschreven met als doel u inzicht te geven in de werkzaamheden die we voor u gaan uitvoeren (en waarin u ook participeert). Zo zorgen we voor de juiste uitlijning van de verwachtingen (wat krijgt u en wat gaan wij precies doen) en realiseren we direct vanaf de start de beoogde kennisoverdracht.

 

Bijeenkomst 1: Project Kick-off

  • Verzamelen van initiële high-level specificaties
  • Bepalen van net genoeg informatie om een eerste mock-up (omgevingsschets) te bouwen
  • Ontwikkelen van een goede site-hiërarchie voor de projecten

 

Wat gebeurt er na de bijeenkomst

  • Toegang krijgen tot de omgeving en inregelen van de site-collectie
  • Bouwen en van een landing-page
  • Bouwen van (projecten)sites
  • Inrichten van initiële apps op alle sites
  • Toepassen (en verbeteren) van de top-navigatie

 

Bijeenkomst 2: Projectenbeheer

  • Beoordelen van het resultaat, de inrichting van de site(s) en apps
  • Verzamelen van (project) metadata specificaties (indien van toepassing)
  • Discussie over wensen en aanvullende functionaliteiten of projectensites

 

Wat gebeurt er na de bijeenkomst

  • Instellen van projectsites (indien van toepassing)
  • Verfijnen van bestaande sites- en of subsites
  • Configureren van Termenopslag en Metadata functionaliteiten (indien van toepassing)
  • Bespreken mogelijkheden van documentensets (zoals besproken bij de kennismaking)
  • Configuratie van weergaves voor alle lijsten en bibliotheken (indien van toepassing)
  • Instellen van synchronisatie van documentenbibliotheken

 

Bijeenkomst 3: Rechten en rollen

  • Evalueren van alles sites en apps
  • Discussie over het beveiligingsmodel voor alle groepen
  • Bespreken van aanpassingen en verzamelde feedback

 

Wat gebeurt er na de bijeenkomst

  • Aanmaken en instellen van beveiligingsgroepen, gebruikers toevoegen
  • Ook voor de beheerders
  • Configuratie van extern delen (indien van toepassing)
  • Verfijnen van bestaande sites en apps

 

Bijeenkomst 4: Afronding

  • Evalueren van alles sites en webparts
  • Bespreken van de onderdelen van de aankomende training
  • Plannen van de beheerders- en gebruikerstraining

 

Wat gebeurt er na de bijeenkomst

  • Opschonen van de SharePoint omgeving
  • Verwerken van de laatste gebruikersfeedback
  • Creëren van een Site sjabloon (indien van toepassing)
  • Instellen van versiebeheer en gebruikersstatistieken in Office 365

 

Bijeenkomst 5: Training

  • Beheerders of Power User training (1 uur)
  • Gebruikers training (1 uur)

Dat is eigenlijk alles wat er moet gebeuren voor een goede SharePoint implementatie. De volgende stap is dat we live kunnen gaan met de nieuwe SharePoint omgeving en dat uw organisatie kan gaan werken met alle voordelen van werken in de cloud en het optimaal inzetten van SharePoint ter ondersteuning van uw bedrijfsprocessen.

 

Meer weten over onze stap-voor-stap aanpak? Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.