Je gaat een klantportaal ontwikkelen. Wat is je eerste stap? En wat komt daarna? Geen zorgen! In dit artikel helpen we je met 7 stappen om je goed voor te bereiden. Leer van onze ervaringen en aan het einde ben jij klaar voor de volgende stap.
Stap 1 – Betrek je team
De eerste stap is om je team erbij te betrekken. Denk aan medewerkers, managers en misschien de directie. Het is belangrijk dat iedereen enthousiast is. Een nieuw klantportaal betekent een andere manier van werken. Dit vraagt tijd en denkwerk. Wat willen we als organisatie op korte en lange termijn? Wat heeft haast en wat kan wachten? Waarom willen we dit?
Het is nog te vroeg om klanten erbij te betrekken. Dat komt in stap 5.
Stap 2 – Wat zijn je doelen?
Wat wil je bereiken met het klantportaal? Om die vraag te beantwoorden, moet je weten waar de markt naartoe gaat. Hoe ontwikkelt de concurrentie zich? En waar wil je over vijf jaar staan met je bedrijf? We hebben met bedrijven gewerkt aan doelen zoals:
Stap 3 – Maak je doelen meetbaar
Het meetbaar maken van je doelen is belangrijk en wordt soms overgeslagen. Maar deze stap levert veel op. Het helpt je in de voorbereiding, tijdens de ontwikkeling en na de livegang van je klantportaal. Stel jezelf de volgende vragen:
- Welk probleem wil je oplossen?
- Wat is de toegevoegde waarde voor klanten en medewerkers?
- Wanneer is het klantportaal een succes?
Na het specifiek en meetbaar maken van je doelen, voer je een nulmeting uit. Zo kun je de Return On Investment (ROI) berekenen. Wat gaat het de organisatie, het team of een klant opleveren? En hoe gaan we deze doelen precies halen? Wie is verantwoordelijk?
Stap 4 – Breng de processen in kaart
Een klantportaal biedt vaak mogelijkheden om processen te verbeteren. Denk aan processen waarbij je klant het initiatief neemt of waarin medewerkers en klanten informatie uitwisselen. Zoom in op deze processen om te zien waar het slimmer kan. Waar zitten de hiaten en uitdagingen? Een handige manier is om de processen uit te tekenen en uit te schrijven, bijvoorbeeld als customer journey of procesdiagram. Stel bij elke stap de vragen:
- Welke behoefte heeft de klant in deze stap?
- Hoe vindt het contact plaats?
- Wat kun je verbeteren?
Het is logisch dat je zelf de processen in beeld brengt. Jullie weten het beste hoe zaken stap-voor-stap worden afgehandeld en hoe er kan worden bijgestuurd. Maar als je geen tijd hebt, kun je deze stap ook uitbesteden. Vaak organiseren we bij Bond for Web Solutions een workshop met sleutelfiguren. In een workshop kijken we waar de meeste kansen liggen en zoomen we in op de bijbehorende processen.
Bedenk of je zelf de processen in kaart brengt of dat je een derde partij inschakelt om bijvoorbeeld de snelheid te vergroten of capaciteit uit te breiden.
Zit je krap in tijd? Geen probleem, gooi het over de schutting! Bij Bond for web solutions pakken we het samen aan. We trommelen een paar slimme koppen op en duiken in een workshop vol actie. Samen speuren we naar de dikste kansen en zetten de processen op scherp. Ga je zelf aan de slag of schakel je een pro in voor meer snelheid en power? (Plus, je leert nog wat bij ook!)
Stap 5 – Waar wringt de schoen?
Tijd om de processen onder de loep te nemen en de knelpunten te spotten. Jouw klanten en team zijn hierin goud waard. Welke stappen slokken te veel tijd op? Waar sluipen de foutjes binnen? En wat missen we nog? Als je een klantportaal bouwt, vergeet dan niet de klant. Die moet het ook zien zitten. Met co-creatie haal je waardevolle inzichten binnen. Wat missen ze in de samenwerking en hoe kunnen we samen de boel opkrikken? Neem dit mee in je klantportaal en je oogst enthousiasme en keiharde resultaten.
En die knelpunten? Als je de kosten kent, snap je ook wat het fixen je oplevert. Meer dan tijdswinst of kwaliteitsboost. Het maakt klanten blijer en je team gelukkiger.
Stap 6 – Op naar de perfecte ontwikkelpartner
Na al die voorbereiding, is het tijd om de markt op te gaan. Het mooie is: je krijgt nu hulp van allerlei experts. Nodig een paar softwarebikkels uit om mee te denken. Dat zorgt voor frisse ideeën en helpt je de beste keuze te maken. Wie snapt echt wat je nodig hebt?
Laten we het eens over een andere boeg gooien! Stel je voor, je zit samen met een paar slimme koppen rond de tafel. Je gooit je plannen op tafel en kijkt samen naar wat iedereen te bieden heeft. Het is net een talentenshow, maar dan voor jouw klantportaal. Je nodigt de mensen uit die er echt toe doen, en misschien zelfs die ene klant die altijd wel iets te mopperen heeft. Zo pik je de beste ideeën eruit en voilà, je hebt je toplijstje zo klaar.
Stap 7 – Wie tovert jouw klantportaal tevoorschijn?
Je hebt met een paar partijen gebabbeld, hun show gezien, en nu is het tijd om te kiezen. Max drie, meer niet. Kies met je hart, maar ook met je hoofd. Zorg dat er in ieder geval eentje bij zit die de klappen van de zweep kent in jouw wereldje, en eentje die juist fris en fruitig is.
Waarom? Nou, het is natuurlijk top om met kenners te werken, maar pas op dat je niet gewoon een kopietje wordt van je concurrent. Hoe spring je er dan nog uit? Precies, daarom ook een blik van buitenaf. Frisse wind, nieuwe ideeën.
En als je denkt, dit is mij te veel gedoe? Geen paniek! Voor een stevige voorbereiding en een sparringspartner staan wij voor je klaar. Bij bond for web solutions hebben we de know-how en denken we niet alleen mee, we denken vooruit. Samen maken we er iets moois van!