Hoe schrijf je een duidelijke briefing?

Veel klanten vinden het lastig om een goede briefing voor een nieuw digitaal product op te stellen. Ze weten vaak niet wat erin moet staan of hebben helemaal geen briefing. Een goede voorbereiding is essentieel voor een succesvol project. Lees hier hoe je in 8 stappen een duidelijke briefing opstelt.  

Het belang van een heldere briefing 

Een goede briefing schept direct heldere verwachtingen. Een project wordt gestart vanuit een duidelijke vraag met concrete doelen, niet op basis van aannames. Hoewel het komen op een heldere briefing tijd kost, verdient deze investering zich ruim terug. Zaken die in de briefing staan, komen anders toch naar boven tijdens het project. Bovendien helpt het weten wat je nog niet weet, je om scherper na te denken over het probleem en de opdracht. Het maakt ook duidelijk waar je met het projectteam nog aan moet werken. 

Hieronder vind je de acht onderdelen waar een duidelijke briefing uit moet bestaan. Per punt geven we suggesties om je op weg te helpen. 

1. Introductie van bedrijf, team en betrokkenen 

• Wat is de corebusiness van het bedrijf? 
• Wat is jouw rol binnen het bedrijf en welke verantwoordelijkheden worden daarbij betrokken? 
• Wat zijn de verantwoordelijkheden van andere personen binnen het project (collega's, partners, freelancers, etc.) 
• Zijn er andere belanghebbenden binnen het bedrijf die betrokken moeten, met betrekking tot financiële middelen of strategische beslissingen?  

Geef een introductie over je bedrijf, jezelf en het team waar een bureau mee gaat werken. Wat zijn jullie rollen en verantwoordelijkheden? Welke andere stakeholders zijn er? 

2. Productdoelen en bedrijfsstrategie 

• Welke bedrijfsdoelen moet het product ondersteunen? Geef maximaal drie doelen, gesorteerd op belangrijkheid. 
• Wat zijn de aanvullende doelen? 
• Wat zijn de grootste problemen in de huidige situatie die de ontwikkeling van een (nieuw) product noodzakelijk maken? 
• Aan welke uitgangspunten en kaders moet het product voldoen? 
• Wat is de business-case en wat is de gewenste Return on Investment (ROI)? 

In bijna alle gevallen zijn er bedrijfsdoelstellingen die de basis vormen voor het te ontwikkelen product. Dit kunnen doelen zijn zoals het genereren van meer verkoop/leads, het verhogen van klantbinding/retentie, of het verzamelen van data om klanten/gebruikers beter te leren kennen. Andere doelen kunnen bijvoorbeeld de schaalbaarheid (duurzaamheid) van de applicatie of de integratie met andere (externe) systemen. Zorg ervoor dat je de hoofd- en subdoelen duidelijk hebt, zodat zowel jij als het bureau dezelfde doelen nastreven bij de ontwikkeling van het product. 

3. Belangrijke succesfactoren voor het project 

• Wat is de reden om dit project te starten? 
• Wat zie jij als de grootste uitdagingen? 
• Wanneer is het project geslaagd? Kunnen deze succescriteria concreet gemaakt worden aan de hand van meetbare factoren of KPI's? 

Wat is de aanleiding? Wat gaat er nu fout of kan beter? Kan er heel duidelijk gedefinieerd worden wanneer het project succesvol is? Vaak hebben betrokkenen al bij aanvang een helder beeld van de mogelijke uitdagingen en het pad naar succes. Het is waardevol om deze inzichten vanaf het begin duidelijk voor ogen te hebben. 

4. Identificatie van de doelgroep  

• Wat zijn voor dit product de belangrijkste doelgroepen?  
• Waarom kiezen mensen voor jullie als klant? Wat maakt dat ze klant blijven? 
• Welk probleem lossen jullie voor hen op? 

Het is essentieel om te weten voor wie het product ontwikkeld wordt. Wie zijn jullie gebruikers, klanten en potentiële klanten? Wat weten jullie al over hen? Het begrijpen van deze groepen helpt bij het creëren van een product dat aan hun behoeften voldoet. En kan de app zich in de toekomst verder ontwikkelen naar andere groepen? 

5. Benodigde functionaliteiten en projectomvang 

• Heb je een lijst van gewenste en noodzakelijke functionaliteiten voor jullie product? 
• Kun je iets zeggen over de omvang van het project? Denk aan het aantal pagina's, gebruikers, klanten, etc. 
• Moet het product beschikbaar zijn in meerdere regio's en/of talen? 

Het is belangrijk om zo snel mogelijk een beeld te krijgen van jullie ideeën over het eindproduct en de gewenste functionaliteiten. Hoewel dit meestal verder wordt uitgewerkt in de beginfase van het project in samenwerking met het bureau, is het nuttig om concrete ideeën die al bestaan mee te nemen bij het opstellen van een plan. 

6. Technologische vereisten en specificaties  

• Zijn er specifieke wensen of eisen met betrekking tot de te gebruiken technologie? 
• Moeten er andere systemen gekoppeld worden via API's (koppelingen)? 
• Zijn er specifieke wensen met betrekking tot de hosting van het product?  

Het is belangrijk om te weten welke technologie in het project gebruikt gaat worden. Sommige opdrachtgevers hebben weinig kennis van technologie en vertrouwen op het bureau voor advies en implementatie. Andere opdrachtgevers hebben juist specifieke technische eisen en betrekken hun eigen technische experts bij het project. Het is cruciaal om vanaf het begin duidelijk te zijn over eventuele belangrijke technische randvoorwaarden. Met welke partijen gaat er samengewerkt worden? 

7. Migratie van bestaande producten  

• Is er een bestaand product dat moet worden uitgebreid? Hebben jullie de broncode en het recht om dit te doen? 
• Moet er een bestaand product worden vervangen?  
• Wil je data, content en gebruikers overzetten naar het nieuwe platform? 

Veel nieuwe digitale producten zijn uitbreidingen van bestaande producten of dienen ter vervanging van deze producten. Als dit het geval is voor jouw project, is het belangrijk om dit in de briefing mee te nemen. Let wel op dat het ontwikkeling van software ook een organisatieverandering met zich mee kan brengen. Of dat door de kost van nieuwe technologie zaken anders worden ingericht.  

8. Samenwerking met partners 

• Wat beschouw je als essentieel in een partnerschap met een bureau? 
• Hoe stel je je de samenwerking voor met je eigen organisatie en andere bureaus? 
• Geef je de voorkeur aan bepaalde methoden, tools en/of technieken? Of juist niet? 
• Wat waren positieve en negatieve ervaringen uit eerdere samenwerkingen? 

Een belangrijk onderdeel van een goede briefing is het delen van je wensen voor de samenwerking. Heldere communicatie over hoe je de samenwerking ziet, zorgt ervoor dat er kan worden beoordeeld of en hoe hieraan tegemoet kan worden gekomen. Een goede samenwerking is immers cruciaal voor het behalen van optimale resultaten. 

Tot slot

Een duidelijke briefing is cruciaal voor het succes van een digitaal product. Het helpt om vanaf het begin heldere verwachtingen te scheppen en biedt een solide basis voor samenwerking tussen opdrachtgever en bureau. Door aandacht te besteden aan bedrijfsdoelen, doelgroep, technologie, en gewenste functionaliteiten, worden mogelijke uitdagingen vroegtijdig geïdentificeerd en kan er efficiënter gewerkt worden. Het inzichtelijk maken van succesfactoren en het definiëren van de samenwerking zorgen ervoor dat het project doelgericht en effectief verloopt. Uiteindelijk resulteert een goed opgestelde briefing in een product dat niet alleen aan de verwachtingen voldoet, maar deze ook overtreft.