Lessons learned: digitaal samenwerkingsplatform voor de overheid

Organisaties hebben steeds complexere opgaves waar meerdere teams en disciplines samenwerken (zowel binnen als buiten de organisatie). Denk bijvoorbeeld aan het behalen van klimaat doelen, transitie- en innovatieprojecten

Afgelopen jaar werkte het team van bond for web solution aan de ontwikkeling van een digitaal samenwerkingsplatform voor Rijkswaterstaat, Prorail en het ministerie. Een aantal ervaringen willen we graag met jullie delen.

1. Beleg het globale eigenaarschap en sponsorship

   Zorg dat het management verdere stappen van de implementatie ondersteunt en de voordelen communiceert. Denk met name aan de 'aangesloten' en nieuwe transitie- en innovatieprojecten.

2. Definieer de doelen

   Ontwikkel een duidelijk implementatieplan gebaseerd op een bovenliggende visie met high-level doelen. Kwantificeer en ondersteun met data (waar mogelijk)

3. Zorg voor een bekwaam team

   Organiseer een 'dreamteam' met de juiste mensen en de juiste skills, zodat de implementatie een succes wordt. Daarnaast luister naar de wensen op verschillend niveau. Prioriteer.

4. Zet een trainings- en ondersteuningsplan op

   Adoptie stijgt als er technische- en business ondersteuning is voor de verschillende samenwerkingsonderdelen binnen het platform.

5. Breng het platform in operatie

   Het platform moet zowel technisch, business- en governance ‘begrepen’ worden, zodat het kan worden aangepast waar nodig. Start met een eenvoudige MVP en bouw dat stapsgewjs uit. Stuur bij elke stap bij en wees flexibel.

6. Bepaal de informatie-architectuur

   Kies voor een eenvoudige, schaalbare en flexibele structuur, die aansluit bij zowel de inrichting van de organisatie als bij een thematische aanpak. 

7. Zet standaarden en beleid op

   Maak de connectie met IT en sluit zoveel mogelijk aan bij bestaand informatie- en veiligheidsbeleid voor gebruikers, organisatie en partnerorganisaties.

8. Volg best-practices implementatie scenario’s

   Hou het simpel en sluit aan bij bekende beproefde en eenvoudige oplossingen. Wijk niet te veel af van (internationale) standaarden. Kies een overkoepelende naam voor het platform.

9. Bevorder cultuur en adoptie

   Zorg dat het platform goed wordt ontvangen door de gebruikers. Promoot het aspect van leren en samenwerken. Biedt ‘business training’ voor het gebruiken van unieke samenwerkingsgereedschappen- en methodieken. Neem zorgen serieus en luister naar de feedback.

10. Houd het simpel

    Hou doelen en visie scherp en zorg dat het platform de ‘services’ biedt door de gebruikers als ‘goed’ worden ervaren.